Obter uma boa estrutura e organização nos processos da empresa é essencial para alcançar o sucesso. Essa metodologia promove a todos o bom entendimento das atividades, proporcionadas as informações corretas e também ajuda no processo de encontrar as necessidades que o mercado exige. Portanto, é essencial dominar as técnicas e permitir o controle sobre os serviços e análises dos resultados, nesse caso a documentação de processos é um exemplo claro.
O que é documentação de processos?
Agora para entender na prática o que é documentação de processos vamos precisar entender porque muitos gestores costumam confundir de fato qual é o conceito. Por conta disso, acaba gerando muitos problemas como:
- Má comunicação entre os setores;
- Perdas de processos por falta de organização e integração do time;
- Informações descentralizadas;
- Ausência de alinhamento;
- Retrabalho.
A documentação de processos é uma ação da parte administrativa que trata da organização de atividades na organização. Ela propõe retratar as etapas que alinham as tarefas e processos.
Essa prática tem como objetivo promover os processos que devem ser implementados. Portanto, ela serve como guia para que os colaboradores executem suas atribuições com perfeição. O que mostra a importância em manter a documentação de processos organizacionais.
Por que ela é importante?
Para entender bem a importância desse processo vamos mostrar um exemplo bem comum que acontece nas empresas: quando um funcionário retém uma informação muito importante das atividades que ele realiza, e ele não documenta. E esse mesmo colaborador sai de férias ou adoece, ninguém da sua equipe consegue realizar as suas tarefas, então a empresa passa a ter um grande prejuízo, pois a equipe não consegue dar continuidade em sua produção.
Quando a empresa realiza essa ação, a equipe acaba perdendo muito tempo e produtividade. E não tem como justificar ao seu cliente que o atraso ocorreu por conta da falta de um colaborador. É muito importante que a documentação de processos seja feita para se antecipar e evitar esses gargalos que podem trazer falhas nas atividades da organização.
Como fazer Documentação de Processos em 3 etapas
1º etapa: Tenha uma cadeia de valor
Para iniciar esse processo é preciso criar um grupo para as atividades. Onde será envolvido desde o primeiro contato com os investidores e fornecedores até que finalize as etapas de negociações.
Então, nesse primeiro passo a documentação deve estar centralizada, para ser compreensível o seu funcionamento, assim a equipe pode se adaptar ao fluxo de atividade. Isso agiliza os processos internos e traz clareza na identificação dos produtos e serviços.
2º etapa: Deixar os objetivos bem claros
Essa etapa é muito importante, pois se os gestores não deixam claro quais são os objetivos do projeto, os colaboradores acabam se perdendo e não alcançando as expectativas. Assim é possível desenvolver as atividades focando diretamente na meta estabelecida. Portanto, sem comprometer a produtividade da companhia.
3º etapa: Tenha o feedback sobre os processos
Nessa etapa é preciso avaliar as melhorias que precisam ser implantadas. Passando a entender o que está trazendo bons resultados e o que não teve uma boa performance. Dessa forma é possível encontrar problemas que possam surgir no futuro.
Otimize as atividades consideradas essenciais e priorize processos que envolvam contato direto com os investidores, pois você precisa garantir sempre o melhor resultado e experiência aos seus clientes.
Conclusão
Como podemos ver, organizar os processos é muito importante para manter as operações da empresa produtivas. E a documentação de processos proporciona que os departamentos estejam todos alinhados, caso exista um imprevisto a empresa continuará com sua produção sem prejuízos.
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